Jak powinien wyglądać regulamin polityki flotowej?

Jaka powinna być polityka flotowa dla małych i dużych firm? Przede wszystkim powinna zawierać wewnętrzny regulamin floty, aby móc w pełni w pełni usprawnić procesy zarządzania pojazdami. Warto to zrobić choćby dla 3 samochodów, aby zasady były przejrzyste i równe dla wszystkich użytkowników. Każda flota to wyzwanie, dlatego od zakupu do użytkowania, stwórz dobry plan działania. W tym artykule wyjaśniamy, jak to zrobić. 

PO CO W OGÓLE TWORZYĆ POLITYKĘ FLOTOWĄ? 

Flota samochodowa zajmuje w formie coraz więcej miejsca i nabiera znaczenia w nowoczesnym modelu zarządzania. Celem i nadrzędną rolą regulaminu floty jest stworzenie zrozumiałych i przejrzystych zapisów, zgodnie z obowiązującym prawem i kodeksem pracy, które zapewnią wszystkim użytkownikom pojazdów służbowych komfort pracy. 

Zanim przejdziesz do tworzenia zasad użytkowania firmowych samochodów, zacznij od podziału odpowiedzialności wewnątrz firmy. Z pewnością w każdej firmie odbywa się to trochę inaczej, ale zazwyczaj to manager ds. floty przejmuje sprawy organizacyjne i koordynuje pracą zespołu flotowego. Kolejną jednostką, która będzie współtworzyła flotę, będzie dział księgowości lub administracji. 

Niewątpliwie jest wiele rzeczy wartych zapisania, całe mnóstwo zasad, obowiązków i odpowiedzialności. Aby się w tym nie pogubić, przygotowaliśmy uniwersalną listę, którą możesz potraktować jako bazę dla wszystkich zapisów. 

CO ZAPISAĆ W REGULAMINIE FLOTY?

Formułując zapisy w regulaminie floty należy zadbać o to, aby znalazły się w niej postanowienia, które będą jasno określały:

• do jakich celów będą wykorzystywane pojazdy 
• komu będą udostępniane samochody (carpooling, czy samochody do własnej dyspozycji)
• formę własności samochodów (leasing, zakup, wynajem)
• zapotrzebowanie na ilość samochodów (włączając w to marki samochodów, modele, pojemności silnika, wersje wyposażenia)
• sposób serwisowania oraz ubezpieczania pojazdów
• kiedy nastąpi wymiana samochodu (wiek, zużycie, sposób pozbycia się pojazdu)
• obowiązki managera floty
• zakres odpowiedzialności użytkownika pojazdu
• zasady użytkowania karty paliwowej

JAK NAPISAĆ POLITYKĘ FLOTOWĄ?

Stworzyć cały zbiór reguł i zasad związanych z użytkowaniem samochodów służbowych i nie pogubić się, to niezła sztuka. Postaraj się spisać najważniejsze punkty na maksymalnie 2-3 stronach. Używaj w miarę prostego języka, którego nie trzeba będzie rozszyfrowywać w kodeksie pracy. Zapisy nie powinny budzić najmniejszych wątpliwości, dlatego precyzyjne ujęcie tematu będzie jego dużym atutem. Ze względu na ilość prawdopodobnych sytuacji, które mogą się wydarzyć użytkownikowi pojazdu, opisz wszystkie reguły, ale daj sobie furtkę do wprowadzania zmian. Sytuacja rynkowa i modele biznesowe zmieniają się, dlatego warto założyć otwartość organizacji, aby móc się szybko dopasować do zmian. W związku z tym regulamin użytkowania samochodów, bez wątpienia powinien być dokumentem, który będzie można modyfikować. 

KIEDY PRZYDAJE SIĘ REGULAMIN FLOTOWY?

Jak to zawsze bywa, umowa jest na złe czasy, bo kiedy wszystko idzie świetnie, to nie ma się czym przejmować. Załóżmy jednak, że oprócz większości dni w roku, kiedy firma może się pochwalić bezszkodową flotą, mogą się pojawić także sytuacje kryzysowe, na które ani pracownik, ani manager floty nie ma większego wpływu. Są to kolizje, wypadki i sytuacje losowe, wobec których musi być wcześniej ustalony plan działania. Dlatego kolejną bardzo ważną kwestią jest odpowiedzialność, która musi być jasno określona, zwłaszcza kiedy pracownik może wykorzystywać samochód do celów prywatnych. Można ująć tu zapisy o konsekwencjach nieprzestrzegania regulaminu i wskazać kary. Co ważne, muszą one być zawsze zgodne z aktualnym kodeksem pracy. 

GDZIE FLOTA SAMOCHODOWA SZUKA OSZCZĘDNOŚCI?

W każdej firmie samochody stanowią jej majątek, którym należy mądrze zarządzać. Dlatego liczba samochodów, tak jak marka, model, a nawet kolor nadwozia wpływają na dodatkowe opłaty. Można powiedzieć, że te elementy prawdopodobnie najbardziej wpłyną na budżet, który przecież trzeba oszacować, aby wiedzieć jakich kosztów stałych można się spodziewać. 

Istotnie ważną sprawą są miesięczne koszty paliwa, dlatego aby kierowca odpowiednio dobrze podszedł do tematu ekonomicznej jazdy, warto go odpowiednio motywować. Dlatego podczas gdy jedni chcą karać, inni idą o krok dalej i nagradzają pracowników za dobre praktyki za kierownicą. To idealny sposób na mobilizację kierowców do oszczędnej jazdy. 

Do przejrzystej kalkulacji kosztów floty, trzeba także wliczyć koszty ubezpieczenia, serwisowania, a także formy finansowania. Floty dążą do oszczędności, dlatego należy przeliczyć co będzie dla firmy bardziej opłacalne: leasing, wynajem długoterminowy, czy zakup pojazdów na własność? Przeanalizuj koszty eksploatacji, miesięczną ratę leasingu i porównaj z kosztami zakupu za gotówkę. 

PROWADZENIE EWIDENCJI POJAZDÓW

Zgodnie z przepisami, które weszły w życie od kwietnia 2014 r., każdy przedsiębiorca posiadający pojazdy służbowe powinien prowadzić ewidencję przebiegu tych pojazdów. W ten sposób potwierdza cel oraz zakres wykorzystywanych samochodów. Aby w łatwy i szybki sposób prowadzić codzienną dokumentację przebiegu pojazdów, przedsiębiorcy decydują się na monitoring GPS. To narzędzie, które pozwala prowadzić elektroniczną ewidencję. Ponieważ już samo prowadzenie administracji, tworzenie raportów, wydawanie samochodów lub tworzenie analiz zajmuje dużo czasu, nowoczesna flota dąży do zautomatyzowania większości procesów. Elektroniczna Ewidencja Przebiegu Pojazdów IKOL prowadzi całą ewidencję za Ciebie. Szczegóły mobilnej kilometrówki opisaliśmy szerzej tutaj. Dzięki lokalizatorom GPS nie martwisz się już o samochody i styl jazdy. Jedyne co robisz, to poddajesz analizie raporty z podróży i korzystasz z gotowych rozwiązań GPS monitoringu. 

MONITORING GPS A RODO

MONITORING GPS JAKO DOBRA PRAKTYKA ZARZĄDZANIA FLOTĄ

Po jednej stronie stoi technologia, dająca narzędzia. Po drugiej stronie jest człowiek, który nie jest w stanie samodzielnie zarządzać wszystkimi pojazdami i kierowcami jednocześnie. Dlatego monitoring GPS uzupełnia tę lukę, czyli dostarcza managerowi konkretny system do monitorowania tras przejazdów, wraz z najdrobniejszymi szczegółami. Korzystanie z monitoringu lokalizacji jest proste i przynosi wymierne efekty w postaci oszczędności. Poniżej przykłady konkretnych korzyści:

• mniejsze zużycie paliwa
• mniej nadużyć ze strony kierowców
• lepszy styl jazdy 
• większa kontrola nad pracą w terenie
• powiadomienia z podróży
• lepsza organizacja pracy

5 KORZYŚCI MONITORINGU GPS

CZYTAJ WICZĘCE