CO TO JEST HISTORIA PODRÓŻY I DO CZEGO SŁUŻY?

Historia podróży to wgląd do każdej przebytej trasy, która wskazuje jej:

• początek,
• koniec,
• średnie prędkości,
• największe prędkości,
• przekroczenia,
• gwałtowne hamowania,
• ostre zakręty,
• czas podróży,
• dystans,
• imię i nazwisko kierowcy, przypisanego do konkretnego pojazdu.

Na podstawie tych informacji można przeprowadzić dokładną analizę stylu jazdy. Ale to wciąż nie wszystko, co oferuje nam system GPS. Ponieważ lokalizatory zapisują wszystkie trasy, użytkownik może zdecydować, jak długo chce mieć wgląd do historii (od 3 do 12 miesięcy wstecz). W tym przypadku, im więcej, tym lepiej. Okazuje się, że wśród wielu funkcji systemu GPS, to właśnie historia podróży stanowi priorytet dla osób zarządzających służbowymi pojazdami. Korzystając z funkcji przedłużona historia, użytkownik otrzymuje dostęp do wszystkich przebytych tras z ostatnich 12 miesięcy. W ten sposób może podsumować cały rok pracy kierowcy. Na osi czasu widać postępy pracownika w osiąganiu właściwych umiejętności za kierownicą i najczęściej popełniane błędy. Ilość wypadków czy kolizji również pokazuje, na ile kierowca potrafi przewidywać trudne sytuacje na drodze lub dostosowywać styl jazdy do warunków pogodowych. 

ANALIZA STYLU JAZDY

DO CZEGO PRZYDAJE SIĘ HISTORIA PODRÓŻY?

Historia podróży jako proste i czytelne narzędzie monitoringu GPS, ma duże znaczenia dla osób zarządzających flotą pojazdów. Fleet manager potrzebuje łatwych do odczytania informacji, które w pełni przedstawią zarówno sposób użytkowania pojazdu, jak i podejście pracownika do służbowych obowiązków. Dobry styl jazdy przez dłuższy okres czasu przekłada się na bezpieczeństwo i płynność floty. Jakie wnioski można wyciągnąć na podstawie historii podróży?

1. Sięgając do historii można prześledzić jedną trasę lub cały miesiąc.
2. Widać na jakich trasach jest najmocniej eksploatowany samochód, czyli gdzie rosną koszty floty.
3. Historia podróży przydaje się również do okresowych ocen pracowników. 
4. Na internetowej mapie w systemie IKOL użytkownik sprawdzi trasy i dla lepszej czytelności zobaczy wszystkie przekroczenia w innych kolorach. Niebieski, zielony, czerwony i czarny wskazują na prędkości i status ich przekroczeń.
5. Na podstawie historii podróży można opracować nowe, lepsze trasy dostaw, dzięki czemu firma oszczędza czas i paliwo.
6. Dzięki historii można generować raporty w systemie IKOL.

HISTORIA PODRÓŻY W SYSTEMIE IKOL

Zarządzanie flotą to długofalowy proces. Potrzeba czasu, aby rzetelnie ocenić czyjąś pracę, podnieść jej efektywność lub wdrożyć nowy plan działania i zobaczyć jego skuteczność. W IKOL historię podróży zapewniamy prawie w każdym planie abonamentowym. Warto ją przedłużyć i jak najczęściej z niej korzystać. 

Czym jest Elektroniczna Ewidencja Przebiegu Pojazdów?

Elektroniczna ewidencja, czyli kilometrówka, to zestawienie wszystkich podróży służbowych przez pracownika, zatrudnionego w danym przedsiębiorstwie, wykorzystującego do tego celu samochód firmowy. Co ważne, ewidencja przebiegu zawsze dotyczy firmowego pojazdu i nie prowadzi się jej do rozliczania przejazdów prywatnym autem. W elektronicznej kilometrówce zapisywane są informacje potrzebne do pełnego odliczenia podatku VAT. Aby dopełnić wszelkich formalności i móc zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów 100% wydatków związanych z wykorzystaniem pojazdu w firmie, przedsiębiorca ma obowiązek prowadzić ewidencję pojazdów. W tym celu należy jeszcze zgłosić auta na formularzu VAT-26, w ciągu 7 dni od poniesienia pierwszego wydatku związanego z tym pojazdem.

Czy wiesz, że lokalizator GPS to urządzenie, dzięki któremu z łatwością i rozliczysz się z Urzędem Skarbowym? Lokalizator zapisuje trasy, abyś mógł odliczyć VAT od wszystkich podróży służbowych i wydatków związanych z eksploatacją pojazdów w firmie. Warunek? Tylko jeden. Samochody muszą być wykorzystywane wyłącznie do celów związanych z prowadzoną działalnością. Elektroniczną ewidencję przebiegu pojazdów zapewniają nadajniki GPS montowane do pojazdu. W efekcie końcowym wystarczy Ci tylko 1 raport, który system GPS automatycznie wygeneruje. To bezpieczny sposób na oszczędzanie czasu i proste rozliczanie się z US.  

Kontrola samochodu firmowego przez Urząd Skarbowy

Aby udowodnić, że służbowe samochody są w pełni wykorzystywane do celów związanych z prowadzoną działalnością i nieużywane w weekendy lub poza godzinami pracy, po raz kolejny sprawdza się system GPS. Lokalizatory pełnią nadzór nad pojazdami, czyli dokładnym miejscem i czasem ich wykorzystania. Jedną z głównych zalet elektronicznej ewidencji jest też fakt, że system jest prawie bezobsługowy. 

MONITORING GPS FLOTY SAMOCHODOWEJ

Od jakich wydatków można zaliczyć koszty uzyskania przychodów w 100%

• zakup auta
• wydatki na paliwo
• leasing, dzierżawa, najem
• przeglądy, naprawy, eksploatacja
• ubezpieczenie, opłaty za autostrady

Prosta Ewidencja Przebiegu pojazdów z planem EEPP. Jak to działa?

Zarządzanie flotą nie musi być trudne, choć zawsze wiąże się z dokładnymi analizami i pilnowaniem kosztów. Jeśli prowadzisz Elektroniczną ewidencję stajesz się całkowicie zwolniony z liczenia i wypełniania papierowych formularzy. Nie musisz każdego dnia przepisywać aktualnego stanu licznika, ani ilości przejechanych kilometrów. Plan abonamentowy EEPP możesz potraktować jako mobilny program do faktur, który polega na automatycznym zapisywaniu tras ze wszystkimi danymi, potrzebnymi do rozliczania się z ewidencji. Ponieważ prowadzenie mobilnej kilometrówki wymaga zainstalowania do pojazdu lokalizatora GPS, korzyści z monitoringu jest znacznie więcej:

• pozycja na żywo
• archiwum tras do 3 miesięcy wstecz
• raporty z podróży
• dekodowanie adresów

Co powinna zawierać Ewidencja Przebiegu Pojazdu, aby odliczyć 100% VAT?

• numer rejestracyjny pojazdu
• stan licznika na dzień rozpoczęcia ewidencji oraz na koniec okresu rozliczeniowego
• imię i nazwisko osoby prowadzącej pojazd służbowy
• data i cel wyjazdu
• opis trasy (skąd – dokąd)
• dystans każdej podróży
• liczba kilometrów na koniec okresu rozliczeniowego – (miesiąc lub kwartał) oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji
• data rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji

LOKALIZATORY GPS DO PLANU EEPP

Papierowe kilometrówki odchodzą do lamusa. Dla dynamicznej działalności i rozwoju Twojej firmy, lepiej jest wykorzystywać systemy informatyczne, niż ciągle tkwić w papierowej administracji. Zacznij prowadzić elektroniczną ewidencję, bez błędów i straty czasu. 

Duże miasta są zazwyczaj lepiej przygotowane, ale nie brakuje zaskoczeń i niemiłych niespodzianek. Większość maszyn wyjeżdża na drogi już w środku nocy. Warunki bywają fatalne, bo drogi najczęściej przykryte są warstwą 5-8 cm śniegu, a prace utrudnia niska temperatura, sięgająca nawet do -20°C. Najgorzej bywa wtedy na drogach lokalnych, równie ważnych, choć użytkowanych na mniejszą skalę. Oczywiście najważniejszy jest wtedy sprzęt, ale właściwa organizacja pracy wielu kierowców jest również na wagę złota. Warto wtedy zaopatrzyć się w technologię na zimę. Dlaczego?

Musisz mieć stały podgląd, gdzie znajdują się Twoje pojazdy w czasie rzeczywistym. Bez tej wiedzy nie zorganizujesz żadnej pracy, bo nie dasz rady ciągle dzwonić do wszystkich pracowników. Musisz mieć przygotowany sprzęt, ludzi i zamontowane odpowiednie nadajniki GPS w pojazdach i maszynach. Jeśli dysponujesz nawet niewielką flotą maszyn, nie da się inaczej. 

Jakie lokalizatory GPS pasują do pługu śnieżnego i innych zimowych sprzętów?

Kiedy posiadasz flotę kilkunastu piaskarek, pługów i solarek, które intensywnie pracują na wielu trasach, nie zdobędziesz ekspresowej pomocy w nagłych sytuacjach. Natomiast lokalizatory GPS umożliwiają Ci kontakt z kierowcą, monitoring na żywo i zdalną kontrolę pracownika. Zamontowany w pojeździe ciężarowym lokalizator IKOL GO, pozwala na:

• lokalizację w czasie rzeczywistym
• archiwizowanie tras 
• nieprzerwany monitoring prac
• pozycję pojazdu z dokładnym adresem
• poszerzanie funkcjonalności lokalizatora o dodatkowe funkcje. Mogą to być alerty prędkości, analiza stylu jazdy lub inne.

Monitoring pługów śnieżnych przez aplikację mobilną 

Dla wygody pracy najlepiej jest korzystać z mobilnej wersji systemu GPS, aby widzieć lokalizatory na telefonie lub tablecie. Aplikacja IKOL Tracker daje szybki podgląd lokalizatora. Na ekranie smartfona sprawdzisz miedzy innymi:

• poziom paliwa w samochodzie
• napięcie akumulatora
• przejechany dystans konkretnego pojazdu
• czas pracy silnika

Jako właściciel firmy lub osoba zarządzająca pracą innych, powinieneś być na bieżąco informowany o wszelkich zmianach. Korzystanie z internetowej mapy będzie pomocne w każdej sytuacji. 

Jak zachowują się lokalizatory GPS przy niskich temperaturach?

Nadajniki GPS do maszyn i pojazdów ułatwią Ci gotowość do pracy w każdych warunkach pogodowych, ponieważ ich konstrukcja jest odporna na niskie temperatury. Lokalizator IKOL GO działa w przedziale od -25°C do +75°C. Dla usług zimowego utrzymania dróg, to bardzo ważna cecha nadajnika. Nad ranem, kiedy temperatury są niższe niż w ciągu dnia, moduł musi być przystosowany do ciągłej pracy w trudnych warunkach. 

Co zyskasz dzięki dodatkowym funkcjom GPS?

Raporty z konkretnej trasy lub wszystkich przejazdów z wybranego okresu, posłużą jako niezbędna analiza wykonanych prac. Odśnieżanie dróg to praca sezonowa, jednak na tyle intensywna, że podczas codziennych zadań, trudno jest ocenić ich efektywność. Raporty dostarczą Ci zatem szczegółowych informacji, z których wyciągniesz wnioski na kolejny tydzień, miesiąc lub sezon. Dzięki nim, być może inaczej zorganizujesz niektóre prace lub powierzysz je komuś innemu.  

Alerty prędkości realnie zwiększają bezpieczeństwo kierowcy, pieszych oraz innych uczestników ruchu drogowego. Przy śliskiej nawierzchni nietrudno o kolizję, dlatego kontrola pracowników będzie miała wysoki priorytet zadań. Alerty otrzymasz w takiej formie, jaka będzie dla Ciebie wygodna. W aplikacji, na maila lub w formie wiadomości SMS. Każdy alert zostaje wysłany w ciągu kilku sekund po zdarzeniu. 

Wybierz lokalizator pasujący do Twojego sprzętu lub pojazdu. Przy instalacji większej ilości pojazdów, dla Twojej wygody zorganizujemy instalację jak najbliżej Ciebie. 

SPRAWDŹ LOKALIZATOR IKOL GO                    SPRAWDŹ INNE LOKALIZATORY

Efekty monitoringu lokalizacji GPS odczuwasz bardzo szybko. Są widoczne szczególnie w sytuacjach, kiedy chcesz wpływać na zaangażowanie pracowników, a nie masz z nimi bezpośredniego kontaktu w biurze. Dlatego monitoring GPS idealnie sprawdza się w pracy zdalnej.

Oto przykłady funkcji GPS monitoringu IKOL, które wspierają Cię w codziennej pracy

• przeglądanie pozycji GPS na żywo z każdego miejsca i urządzenia
• generowanie raportów z podróży
• otrzymywanie powiadomień i alertów w systemie oraz aplikacji IKOL Tracker
• dostęp do archiwum tras od 3 do 12 miesięcy wstecz
• porównywanie stylu jazdy
• analiza błędów
• ecodriving i poprawa stylu jazdy
• zabezpieczenie przed kradzieżą
• kontrola poziomu i spalania paliwa

Plan na 2021 – monitoring lokalizacji GPS jako główny organizator pracy kierowców

Zrób plan na nowy rok i lokalizuj swoje pojazdy online. Załóżmy, że zarządzasz pracą kilkunastu osób. Z czasem, największym wyzwaniem jest właściwa organizacja pracy. Po kilku dniach lub tygodniach nie masz już czasu ani miejsca, aby to wszystko zapisać, zapamiętać i przeanalizować, jeśli pojawią się nadużycia ze strony kierowców. To dobry moment, aby zacząć korzystać z narzędzi telematycznych.

Przydatną funkcją jest geograficzna baza klientów i punktów IKOL. Na internetowej mapie dodajesz adresy, które staja się docelowym miejscem spotkań u klienta. Wszystkie punkty masz w jednym miejscu i wiesz, gdzie kierowcy byli, a gdzie powinni pojawiać się częściej. Ponadto widzisz ich tempo pracy i efektywność na koniec dnia. W końcu zauważasz, że mógłbyś lepiej pokierować ich pracą i ulepszyć trasy dojazdu. Optymalizacja tras z monitoringiem GPS, to oszczędność czasu Twoich pracowników, którzy mogą docierać na miejsce szybciej i sprawniej. W długofalowej perspektywie to nawet 5-10 godzin tygodniowo, które pracownik może poświęcić na spotkania z klientem lub potrzebną obecność w biurze. 

CZYTAJ WIĘCEJ

Plan na 2021 – elektroniczna ewidencja zamiast stosu kilometrówek

Czas to pieniądz. Nie trać go na administrację i prowadzenie książkowej formy kilometrówek. Elektroniczna Ewidencja Przebiegu pojazdów IKOL to narzędzie elektronicznego ewidencjonowania służbowych podróży i łatwego rozliczania się z US. Lokalizatory zamontowane w konkretnym pojedzie same zapisują:

• miejsce spotkania
• czas podróży
• dystans
• przebieg trasy

Bez wątpienia każda automatyzacja administracji to oszczędność czasu i wyeliminowanie błędów, pojawiających się, kiedy piszemy i liczymy odręcznie. Dlatego pracując w systemie IKOL, nie musisz niczego zapisywać ręcznie. Podczas gdy inni toną w papierach, Ty korzystasz z wielozadaniowej platformy, która zapisuje i przechowuje informacje, dlatego możesz do nich wrócić, kiedy chcesz. 

CZYTAJ WIĘCEJ

Plan na 2021 – mobilna aplikacja IKOL Tracker do szybkiego przeglądania tras

Możesz sobie ułatwić pracę w każdym miejscu. Kiedy nie możesz być przed komputerem, sprawdzaj trasy kierowców na telefonie. Szybki podgląd lokalizacji i najważniejsze informacje techniczne o pojeździe. System IKOL posiada również aplikację mobilną do szybkiego przeglądania pozycji lokalizatorów. Możesz w niej sprawdzić najważniejsze informacje, które wystarczą, aby wiedzieć gdzie poruszają się aktualnie firmowe samochody, z jaką prędkością się poruszają i jaki jest aktualny stan techniczny każdego pojazdu.

CZYTAJ WIĘCEJ

Plan na 2021 – zdalnie oszczędzaj firmowe paliwo

Finanse Twojej firmy mogą być na bieżąco kontrolowane przez lokalizator IKOL CAN. To moduł, który pozwoli Ci na automatyczne zarządzanie flotą i zredukuje zwyżki paliwowe, pojawiające się w wyniku kradzieży paliwa lub korzystania z samochodu służbowego poza godzinami pracy. Raport z podróży i zużycia paliwa przedstawia dokładną ilość zużytego paliwa na jednej trasie lub sumę wszystkich dystansów i wykorzystanego paliwa w wybranym przedziale czasowym. W rezultacie pozwala Ci to na kontrolę spalania i tankowań. 

CZYTAJ WIĘCEJ

Gdzie widać oszczędności po wprowadzeniu do firmy GPS monitoringu?

• Mniej prywatnych przejazdów
• Bardziej zmotywowani pracownicy
• Ekonomiczny styl jazdy
• Lepsza organizacja pracy zdalnej

Dla kogo zdalne zarządzanie? Dla każdego managera i osoby zarządzającej flotą oraz dla tych, którzy dopiero rozpoczynają zdalne zarządzanie pojazdami. 

Zazwyczaj zapamiętujemy szczegóły, które trudno wyprzeć z pamięci. Brudny samochód, agresywne zachowanie kierowcy, ochlapany pieszy i już wyrabiasz sobie zdanie o firmie, bo o ile kierowcy nie znasz, to firmę zazwyczaj kojarzysz. Zatem Twoi pracownicy powinni wiedzieć, że obrandowane auto, to nie tylko narzędzie pracy, ale także ruchoma reklama, która może przynosić wysokie profity przy niskim nakładzie budżetowym.

DOBRY WIZERUNEK POZYTYWNIE WPŁYWA NA POZYSKIWANIE KLIENTÓW

Przedsiębiorcom nie jest łatwo prowadzić firmę, kiedy co chwila natrafiają na jakieś bariery. I nie są one związane tylko z podatkami, ZUS-ami i kosztami stałymi, ale także z trudnościami w pozyskiwaniu klienta. A jeśli już się go pozyska, to warto związać go ze sobą jak najdłużej. Twoi kierowcy pracują na wizerunek całej firmy, a Ty masz na to realny wpływ, dlatego porządkowanie floty dobrze jest zacząć od poprawnego użytkowania pojazdu. Nie bez powodu system GPS monitoringu pojazdów znajduje wysokie miejsce wśród firm flotowych właśnie po to, aby poprzez kontrolę dbać o wizerunek.

SŁUŻBOWY SAMOCHÓD TO OBOWIĄZKI I ODPOWIEDZIALNOŚĆ

Służbowy samochód to obecnie najbardziej pożądany benefit pracowniczy. Jest też mocnym argumentem do przyciągnięcia dobrych specjalistów. Jeszcze kilka lat temu taki luksus należał do dyrektorów i managerów wysokiego szczebla.  Obecne trendy na rynku pracowniczym gwarantują posiadanie firmowego auta handlowcom i pracownikom średniego szczebla. Nowe, kilkuletnie, wysokiej klasy, wiodącej marki – brzmi pięknie. Ale, ale! O korzyści i przywileje trzeba również dbać. Powierzając pracownikowi samochód chcesz, żeby wykorzystywał go w najlepszy możliwy sposób. Liczy się zatem to, jak pracownicy eksploatują auto. Ekojazda jest pożądana i wcale nie taka trudna. Zasady ecodrivingu można zawęzić do kilku istotnych punktów:

1. Rozpoczynaj jazdę zaraz po włączeniu silnika
2. Przyspieszaj dynamicznie
3. Jedź spokojnie na najwyższym biegu
4. Hamuj silnikiem
5. Nie przewoź ciężkich rzeczy w bagażniku
6. Unikaj gwałtownych manewrów

CZYSTE AUTO WIZYTÓWKĄ FIRMY- CZYLI JAK CIĘ WIDZĄ TAK CIĘ PISZĄ

Firmowy samochód co miesiąc pokonuje tysiące kilometrów i utrzymanie go w stanie idealnej czystości nie jest łatwe, ale dla biznesowej etykiety warto się postarać. Flotowe auto jest jeżdżącą reklamą firmy i zarówno dbanie o dobry stan techniczny auta jak i spokojną, ekonomiczną jazdę jest tak samo ważne. Uwadze innych nie umyka także zachowanie kierowcy:

1. kultura jazdy
2. odpowiednie zachowanie na drodze
3. przestrzeganie przepisów

Pamiętaj także, że obrandowany samochód powinien być czysty na zewnątrz i w środku. Kierowca powinien rozmawiać przez telefon tylko z zestawem głośno mówiącym, co świadczy o szacunku, który przekłada się na zaufanie do przedsiębiorstwa. GPS monitoring to niezawodny asystent każdej podróży. Uczy kierowców dobrych nawyków na drodze i wymaga od nich zaangażowania w użytkowanie pojazdu. Dopuszcza też błędy, które z czasem i tak skutecznie eliminuje. W rękach flotowców GPS monitoring to narzędzie, które usprawnia wiele procesów bez potrzeby angażowania dodatkowych pracowników.

Monitoring GPS umożliwia:

1. śledzenie tras
2. reagowanie w sytuacjach kryzysowych
3. obliczanie czasu przejazdów, przestojów
4. rozliczanie paliwa
5. sporządzanie ewidencji pojazdów i wiele innych

CZYTAJ WIĘCEJ

Czyste i zadbane auto świadczy o dobrej kondycji floty, co daje innym do zrozumienia, że organizacja dobrze prosperuje i osiąga wyniki, więc jest warta zaufania. Na to uznanie trzeba jednak nieustannie pracować, bo raz zepsuta reputacja, może dużo kosztować.

CO DAJE ELEKTRONICZNA EWIDENCJA I JAK ODLICZYĆ 100% PODATKU VAT?

Wszechstronność lokalizatorów wykracza daleko poza oczekiwania użytkowników i nie ogranicza się wyłącznie do śledzenia tras przejazdów. EEPP zapewnia odliczenie pełnej kwoty VAT od wszystkich kosztów związanych z pojazdami. W skali roku największy koszt dotyczy paliwa oraz ogólnej eksploatacji pojazdu, czyli naprawy, ubezpieczenia oraz sezonowej wymiany opon. Odliczenie podatku od samochodu służbowego możliwe jest po spełnieniu kilku istotnych kryteriów.

1. Najpierw zgłoś pojazd do Urzędu Skarbowego na specjalnym formularzu VAT-26. Co ważne, masz na to 7 dni od momentu poniesienia pierwszego wydatku, który jest związany z prowadzeniem działalności gospodarczej. Jeśli się spóźnisz, będziesz mógł odliczyć tylko 50% VAT, a kolejne 100% przysługuje Ci następnym razem, od dnia złożenia formularza VAT 26 w US.
2. Następnie prowadź ewidencję. Elektroniczną, z lokalizatorem GPS lub książkową, ze stosem kilometrówek za każdą podróż.

CZYM SIĘ RÓŻNI EWIDENCJA ELEKTRONICZNA OD KSIĄŻKOWEJ?

1. Jeśli korzystasz z monitoringu GPS, lokalizator sam zapisuje wszystkie trasy, a na koniec miesiąca generujesz w systemie IKOL jeden raport zbiorczy.
2. Jeśli prowadzisz książkową wersję w formie kilometrówki, to przy każdej podróży musisz wypisać: stan licznika, cel podróży, ilość kilometrów, dane kierowcy i dane firmy, i tak za każdym razem, kiedy będziesz wybierać się w podróż do klienta lub w innej służbowej sprawie. Wiele osób ubolewa nad tym, że za każdym razem trzeba podać cel podróży, a w przypadku kontroli z US trudno uchylić się od kary. No i dodatkowo książkowa ewidencja zajmuje czas i przewiduje liczne błędy. Dobrą praktyką jest także wprowadzenie regulaminu użytkowania samochodu osobowego wewnątrz firmy.

CO WARTO WIEDZIEĆ O ELEKTRONICZNEJ EWIDENCJI

• Jeśli samochód osobowy wykorzystujesz zarówno do celów prywatnych jak i służbowych, będziesz mógł odliczyć jedynie 50% VAT.
• Samochody ciężarowe mają możliwość odliczenia 100% VAT bez żadnych wyjątków. W przypadku tych pojazdów również cel podróży nie ma znaczenia.

Wybierz i zamontuj lokalizator GPS. Wybór lokalizatora zależy od tego jak dodatkowo chcesz monitorować pojazdy. Jeśli zależy Ci głównie na prostym przeglądaniu tras na żywo i historią od 3-12 miesięcy, wybierz podstawowy lokalizator IKOL GO. Dodatkowo możesz powiększyć usługę o alerty i raporty. Jeśli dodatkowo chcesz monitorować poziom paliwa, wybierz lokalizator IKOL CAN, który będzie zbierał wszystkie informacje z komputera pokładowego. Więcej informacji na temat IKOL CAN znajdziesz tutaj. 

Prowadzenie Ewidencji może być proste i nieskomplikowane, jeśli wybierzesz sprawdzone rozwiązania. Z monitoringiem GPS IKOL z łatwością zadbasz o stan techniczny aut, dokonasz szybkich formalności i analizy użytkowania pojazdów.

ALERTY   RAPORTY 

źródło: poradnikprzedsiebiorcy.pl; materiały własne

Oczywiście jest wiele wyzwań związanych z zarządzaniem flotą pojazdów. Przyglądając się każdemu z bliska, każdy będzie ściśle związany z kosztami, a paliwo stanowi ponad 40% rocznego budżetu całej firmy. Co roku można zauważyć widoczną tendencję wzrostową na rynku paliw, dlatego też coraz bardziej wyraźna staje się też polityka kontroli paliwa w firmie. Ta metoda dominuje rynek flotowy, bo paliwo stanowi ważne miejsce w firmowym budżecie. Jeśli do tego dodać szkody samochodowe, powstałe w wyniku złych nawyków kierowcy, to koszty rosną niezauważalnie.

CO DAJE GPS MONITORING?

Firmy kładą nacisk na efektywność i oszczędności, a jedno i drugie znajdują się pod hasłem kontrola, którą daje monitoring GPS. To rozwiązania, które odpowiadają na potrzeby zarówno dużych spółek jak i małych, lokalnych przedsiębiorstw. Każda flota ma do przejechania tysiące kilometrów rocznie, które nie zawsze będą przekładały się na wzrost sprzedaży.

Tym bardziej dla mniejszej floty, znaczenie kontroli wzrasta, a za kosztami paliwa idzie też odpowiednia organizacja pracy, optymalnie dopasowane trasy i konkretnie zaplanowane działania, których efekty można wygenerować za pomocą kilku raportów. W IKOL raporty są graficznym podsumowaniem wybranego odcinka czasu. Może to być raport zbiorczy lub raport z jednej podróży.

JAK LOKALIZATOR GPS KONTROLUJE ZUŻYCIE PALIWA

Dokładna kontrola paliwa odbywa się za pomocą lokalizatora IKOL CAN podpiętego do magistrali CAN. To precyzyjne narzędzie, które zapisuje informacje z komputera pokładowego, który jest źródłem danych paliwowych. Lokalizator IKOL CAN kontroluje wydatki na paliwo oraz wykrywa każdy większy spadek, czyli różnice pomiędzy zatankowanym paliwem, a tym spalonym przez silnik. Aby wykryć kradzież należy zatem sprawdzić ile paliwa spalił silnik, a ile go ubyło ze zbiornika. Do tego służą właśnie raporty.

CZYTAJ WIĘCEJ

CO DAJE KONTROLA PALIWA

Kontrola poziomu i zużycia paliwa odbywa się w czasie rzeczywistym. Integracja z szyną CAN daje informacje o czasie/ miejscu rozpoczęcia i zakończenia podróży, a także o całkowitym dystansie i czasie rozpoczęcia oraz zakończenia postoju. Kontrola paliwa w systemie monitoringu GPS wprowadza do firmy oszczędności w postaci zaangażowania i zwiększonej wydajności pracowników. Przestaje istnieć problem z kradzieżą paliwa, a na pierwszy plan wysuwa się lepsza rentowność floty, patrząc na nią zarówno globalnie, jak i przez pryzmat każdego użytkownika samochodu.

Lokalizatory GPS IKOL montowane w pojeździe są wielozadaniowe. Zapisują nadmierne prędkości, gwałtowne hamowania. Od razu widać brak dobrych nawyków kierowcy, dlatego powodem wprowadzenia monitoringu floty jest także zwiększenie poziomu bezpieczeństwa. Kierowca szybko przekonuje się, że możliwość zdalnego monitorowania pojazdu ma większe zalety niż sam kontakt telefoniczny w przypadku nieoczekiwanego zdarzenia. Aby zmienić trasę i ustanowić nowy plan dotarcia do celu, zarządzający flotą robi to zdalnie.

CZYTAJ WIĘCEJ

ZALETY KONTROLI FLOTY PRZY UŻYCIU GPS MONITORINGU 

• Mniejsze zużycie paliwa
• Zmniejszenie przebiegów
• Zdalne planowanie tras
• Szybkie raportowanie wykrywające nadużycia
• Kontrola prędkości i stylu jazdy

CZYM JEST CARPOOLING?

Carpooling we flocie, to współdzielenie samochodów dla ich lepszego wykorzystania. Często się zdarza, że pracownik przyjeżdża do pracy samochodem służbowym, który przez większość dnia stoi zaparkowany pod biurem. Żeby zredukować ilość nieopłacalnych samochodów, firmy decydują się na samochody pulowe. Różni pracownicy korzystają z nich okazjonalnie, kiedy mają potrzebę.

CARPOOLING A EKOLOGIA

Idea carpoolingu zrodziła się po to, aby wspólnie podróżować i tym samym zmniejszać koszty przejazdu, z korzyścią dla środowiska. Im mniej samochodów na drodze, tym mniejsze korki w mieście, mniej hałasu i zanieczyszczeń. Zabierając po drodze do pracy 2-3 osoby, zyskujesz lepszą swobodę komunikacji po mieście.

KIEDY SPRAWDZA SIĘ CARPOOLING?

• Masz do załatwienia sprawę na drugim końcu miasta, ale nie chcesz żeby Twój pracownik spędzał większość dnia pracy, jadąc tramwajem? Daj mu samochód, a załatwi to w 2 godziny.
• Potrzebujesz wysłać pracowników na szkolenie i nie chcesz, żeby podróż pociągiem trwała wiecznie? Daj im do dyspozycji samochód. Potem oddadzą, bo ktoś inny będzie go potrzebował.

CZY SAMOCHODY PULOWE WARTO MONITOROWAĆ?

2-3 samochody to już flota. Mała, ale ważna tak samo jak ta z 150 samochodami, bo generuje koszty. Kiedy różne osoby korzystają z samochodu firmowego, wprowadzenie monitoringu GPS ma sens. Potrzebujesz lokalizować swoje pojazdy, kontrolować zużycie paliwa, analizować styl jazdy, ewentualne nadużycia lub zaniedbania.

ODLICZ 100% VAT-U

Wykorzystując samochody pulowe do celów prywatnych, można odliczyć 100% VAT od wydatków związanych z ich użytkowaniem.

Odlicz VAT za paliwo, przeglądy techniczne i okresowe. To mierzalne oszczędności. A do stworzenia raportu z wykorzystania samochodów służbowych przyda ci się Elektroniczna Ewidencja Przebiegu Pojazdów. Co jeszcze daje ewidencja pojazdów? 

Monitoring samochodów pulowych, przydaje się także wtedy, kiedy potrzebujesz alertu, który poinformuje Cię np. o przekroczonej prędkości. Zużycie paliwa bez mydlenia oczu jest możliwe. Dzięki szynie CAN, masz kontrolę nad kosztami zużytego paliwa.

CZYTAJ WIĘCEJ

O CO NALEŻY ZADBAĆ?

Wspólne użytkowanie, to wspólna odpowiedzialność, a to bardzo trudne do weryfikacji. Samochód pulowy, to nie samochód publiczny. Tu ponownie przydaje się monitoring GPS floty. Drobne usterki czy naprawy nie biorą się znikąd, dlatego warto kontrolować użytkowanie samochodów firmowych.

KIM JEST FLEET MANAGER

Można powiedzieć, że fleet manager zajmuje się mobilnością floty samochodowej, która ma doprowadzić do oszczędności w firmie. Porządkuje transport i zarządza środkami transportu, czyli w firmie kształtuje politykę floty samochodowej. Samochód flotowy to wizerunek, który dużo mówi o przedsiębiorstwie. Ważna jest oczywiście klasa samochodu, ale roczne koszty utrzymania floty spędzają sen z powiek niejednemu menagerowi. W codziennej pracy flotowca liczy się czas i dobrze wykonane zadanie.

KOMPETENCJE FLOTOWCA

Jest łącznikiem pomiędzy zarządzającymi firmą, a pracownikami terenowymi. To praca związana z motoryzacją, ale nie każdy pasjonat samochodów sprawdzi się w tej roli. Sama nazwa stanowiska różni się w zależności od firmy. Może to być specjalista ds. gospodarki paliwowej, dyrektor logistyki lub kierownik działu infrastruktury. Docelowo jednak kompetencje pozostają te same i dotyczą zagadnień związanych z kosztami, paliwem, serwisem i eksploatacją pojazdów. Pracownikom użytkującym samochody służbowe wyznacza standardy jazdy, dobrze zna też rynek ubezpieczeń komunikacyjnych. Zarządzanie flotą wymaga wysokich zdolności interpersonalnych i organizacyjnych. Jest to kontakt z pracownikami na każdym szczeblu zawodowym, od handlowca do dyrektora.

OBOWIĄZKI MANAGERA FLOTY

• rozlicza pracowników z czasu pracy
• organizuje i kontroluje przeglądy techniczne
• weryfikuje koszty związane z utrzymaniem floty
• optymalizuje koszty napraw
• rozlicza karty paliwowe
• zgłasza szkody komunikacyjne
• zarządza zespołem kierowców

DLACZEGO WSZYSTKO SPROWADZA SIĘ DO OSZCZĘDNOŚCI?

Trudno z dokładnością oszacować koszty paliwa czy serwisu, ale można wpływać na pracowników, aby ich styl jazdy był bardziej ekonomiczny i redukował zbędne koszty. To przynosi konkretne zyski i większą świadomość. Lepsza eksploatacja samochodu, to mniejszy koszt napraw i wymiany części samochodowych. Jeżeli firma decyduje się na zakup gotówkowy floty, to słowo oszczędność nabiera dodatkowego znaczenia. Coraz częściej można usłyszeć, że najlepsza flota, to ta oszczędna.

JAK DZIAŁA MONITORING GPS W PRAKTYCE

• Pracownik pokonuje miesięcznie 5000-6000 km, najczęściej jeździ po autostradzie, z prędkością 180 km/h. Miesięcznie wydaje na paliwo ok 2000 zł. Przy założeniu, że jego styl jazdy mógłby ulec poprawie, czyli zredukowałby prędkość do 130-140 km/h, może zaoszczędzić nawet 30% na paliwie, a to daje miesięcznie kwotę 600 zł.
• Zdarza się, że przy wprowadzeniu monitoringu GPS koszty poniesione na paliwo są wyższe. Dlaczego? Monitoring zwiększa zaangażowanie handlowców, którzy do tej pory nie odwiedzali wszystkich klientów, więc ich praca nie była wystarczająco efektywna. Natomiast zwiększa się sprzedaż i tu jest klucz do sukcesu.
• Oprócz samego paliwa są też inne koszty eksploatacyjne, nieco mniej widoczne, dlatego trudniej zapanować nad tymi stratami. Agresywna jazda to większe zużycie opon, oleju, większe ryzyko wystąpienia szkody, koszty leasingowe związane z ponadnormatywnymi uszkodzeniami pojazdów.
• Gwałtowne hamowanie to bardziej zużyte klocki hamulcowe i tarcza hamulcowa, a koszt wymiany w serwisie, waha się między 500-700 zł. 
• Pozostałe koszty eksploatacyjne związane z układem zawieszenia, takie jak amortyzatory, drążki hamulcowe, felgi to również spory koszt. 

CZYTAJ WIĘCEJ

JAK TO DZIAŁA W IKOL?

Monitoring GPS IKOL to platforma internetowa, która stanowi wygodne narzędzie do organizacji pracy flotowca. Korzystając z monitoringu GPS IKOL, otrzymujemy dostęp do systemu IKOL, który pozwala na samodzielne zarządzanie usługami. Można przeprowadzić ewidencję za pomocą usługi Elektroniczna Ewidencja Przebiegu Pojazdów (EEPP), sprawdzić spalanie paliwa na wybranym odcinku i koszty tankowania. Lokalizator GPS zamontowany w pojeździe pozwala na precyzyjną analizę tych danych oraz zdalny monitoring pojazdu, a także sprawdzenie tras podróży i osiąganych prędkości. Widać, kiedy pracownik jeździ prywatnie za służbowe paliwo. Wszystko, co dotyczy korzystania z samochodu służbowego znajduje się w jednym miejscu. Możliwość otrzymywania alertów i raportów, które są przesyłane z odpowiednią częstotliwością, pozwalają na bieżąco monitorować rzeczy, które umykają w natłoku codziennych obowiązków. 

   ALERTY     RAPORTY

Jak działa Elektroniczna Ewidencja Pojazdów?

Elektroniczna Ewidencja Przebiegu Pojazdów pozwala na odliczenie 100 % VAT od kosztów związanych z pojazdami w firmie (kupno, naprawy, serwis, wymiana opon, myjnia itd.), ale przede wszystkim związana jest z kosztami zakupów i rozliczenia paliwa. Ewidencja jest automatycznie prowadzona dzięki lokalizatorowi GPS zamontowanemu w pojeździe. Następnie w aplikacji IKOL Online wystarczy pobrać gotowy raport ze wszystkich przejazdów, w wybranym przez siebie okresie, i podpisać się pod nim. Raporty IKOL spełniają wszystkie wymagania stawiane przez ustawę.

CZYTAJ WIĘCEJ

Oprócz prowadzenia ewidencji, monitoring GPS zapewnia, m.in:

• stałą kontrolę i bezpieczeństwo kierowcy oraz pojazdu  – szybko można sprawdzić na mapie jego pozycję, prędkość, zapisane trasy, czy postoje
• kontrolę pojazdów dzięki alertom, które powiadomią o nieoczekiwanych sytuacjach
• szeroki wybór raportów, które ułatwiają zarządzanie flotą i rozliczenie kierowców
• dostęp do pozycji pojazdów ze smartfona, lub tabletu za pomocą aplikacji IKOL Tracker
• kontrolę paliwa i odczyt danych z szyny CAN dzięki modułowi IKOL CAN
• lokalizowanie różnego rodzaju pojazdów – samochodów osobowych, ciężarowych, busów, motocykli, skuterów, czy łodzi